Hoe verbeter je jouw luister skills?
Communicatie is fundamenteel op de werkplek, dus actieve luistervaardigheden zijn zeer waardevol voor werkgevers. Actief luisteren is een zachte vaardigheid die vereist dat u zich volledig concentreert op wat een spreker communiceert. Door dit vermogen te ontwikkelen, kunt u een effectiever teamlid en leider worden. In dit artikel bespreken we wat actief luisteren betekent en hoe u uw actieve luistervaardigheden kunt ontwikkelen en deze op de werkplek kunt gebruiken.
Wat is actief luisteren?
Actief luisteren is een vaardigheid waarbij u de volledige aandacht aan een spreker schenkt om de boodschap grondig te begrijpen voordat u op de juiste manier reageert. Terwijl u actief luisteren oefent, concentreert u zich op de gedachten, behoeften, gevoelens en ideeën van de spreker zonder afleiding en zonder de bedoeling onmiddellijk te reageren.
Deze vaardigheid stelt je ook in staat om zowel verbale als non-verbale tekens effectief te interpreteren, inclusief toon van stem, lichaamstaal en oogbewegingen, om de bedoeling van de spreker beter te begrijpen voordat je antwoordt. U kunt ook verhelderende vragen stellen of parafraseren wat de spreker heeft gezegd om te bevestigen dat u ze volledig begrijpt.
Waarom zijn actieve luistervaardigheden belangrijk?
Hier zijn de belangrijkste voordelen van het verbeteren van uw actieve luistervaardigheden op de werkplek:
Informatiebehoud en nauwkeurigheid: Actieve luistervaardigheden stellen u in staat om informatie langer en met veel meer detail vast te houden dan wanneer u passief luistert of luistert met afleiding of de intentie om onmiddellijk te reageren. Met technieken zoals het parafraseren of herhalen van wat er is gezegd, is de kans groter dat u meer specifieke details van het gesprek onthoudt, wat ertoe kan leiden dat u nauwkeurige informatie consistenter doorgeeft.
Sterkere werkrelaties: Wanneer u actief luisteren oefent, toont u uw teamleden, leidinggevenden en cliënten of klanten respect. Door uw betrokkenheid te tonen terwijl ze aan het woord zijn en de ideeën die ze hebben geuit nauwkeurig te onthouden, kunt u laten zien dat u hun ideeën en zorgen respecteert. Dit kan leiden tot effectievere gesprekken en samenwerking in het algemeen, naast het winnen van vertrouwen van uw collega’s.
Effectievere conflictoplossing en besluitvorming: Actieve luisteraars zijn beter in staat situaties of conflicten onschadelijk te maken en tegelijkertijd positieve veranderingen op de werkplek te introduceren. Deze vaardigheid stelt je in staat empathisch te zijn, rekening te houden met de perspectieven van anderen en objectiever te zijn, wat inhoudt dat je je gevoelens of vooringenomenheid opzijzet om beslissingen te nemen die zo veel mogelijk een positieve invloed hebben op anderen.
Verhoogde inzetbaarheid: Werkgevers hechten veel waarde aan actief luisteren vanwege de manier waarop het de werkprestaties kan verbeteren. Als u de vaardigheid aan uw cv kunt toevoegen en voorbeelden kunt geven van wanneer u met succes actief luisteren naar een potentiële werkgever in een sollicitatiegesprek hebt geïmplementeerd, dan heeft u wellicht een voordeel ten opzichte van kandidaten die op dit gebied ontbreken.
Wat maakt een goede actieve luisteraar?
Actief luisteren is een proces dat verschillende verbale en non-verbale vaardigheden combineert om informatie vast te houden, waaronder:
- Geduld
- Betrouwbaarheid
- Aanmoediging
- Empathie
- Parafraseren
Geduld
Geduld is de tijd nemen om de informatie die een spreker geeft ijverig in zich op te nemen zonder hen door hun gedachten te haasten of hen te onderbreken. Als je geduld hebt, sta je een spreker toe om in zijn eigen tempo en in zijn eigen tijd te communiceren, terwijl hij de concentratie behoudt en zich concentreert op de informatie die hij overbrengt.
Geduld is een belangrijke vaardigheid die actieve luisteraars onder de knie moeten krijgen, omdat het de spreker aanmoedigt om meer details en informatie op de duidelijkst mogelijke manier te geven. Het stelt je ook in staat om respect te tonen voor anderen wanneer ze aan het woord zijn door ze in hun eigen tempo te laten spreken en te laten weten dat je naar ze luistert en ze begrijpt.
Betrouwbaarheid
Betrouwbaarheid is het vermogen om te geloven dat anderen doen wat ze zeggen dat ze gaan doen of gevraagd wordt. Als u betrouwbaar bent, heeft een spreker vertrouwen in u als luisteraar, waardoor ze informatie openlijk met u kunnen delen, wetende dat u op de juiste manier zult reageren en actie zult ondernemen.
Vertrouwen opbouwen en gezien worden als een betrouwbaar persoon is vooral belangrijk bij het opbouwen van nieuwe relaties. Dit kan zijn met collega’s op de werkvloer of met een potentiële nieuwe klant tijdens een zakelijke bijeenkomst.
Aanmoediging
Aanmoediging is een eigenschap die een spreker positieve redenen geeft om door te praten. Door deze kwaliteit onder de aandacht te brengen, laat u een spreker zien dat u geïnteresseerd bent in wat hij te zeggen heeft en het belang van wat de spreker communiceert, begrijpt. Laat zien dat je geeft om wat er wordt gezegd door belangrijke informatie te herhalen, relevante vragen te stellen en positieve bevestigingen te geven.
Verbale of non-verbale bevestigingen zijn de twee belangrijkste aanmoedigingsmethoden:
Verbale affirmaties: Tijdens een gesprek moeten actieve luisteraars verbaal bevestigen dat ze naar een spreker luisteren en/ of het met hem eens zijn. Dit kan een simpele ‘Ja’ zijn of andere positieve zinnen, zoals ‘Ik begrijp het’.
Non-verbale affirmaties: een effectieve actieve luisteraar kan ook positieve lichaamstaal gebruiken om aan te tonen dat hij een gesprek begrijpt en volgt. Voorbeelden van non-verbale bevestigingen zijn zachtjes knikken met je hoofd of vriendelijk oogcontact maken tijdens het gesprek.
Empathie
Empathie is het vermogen om de gedachten, gevoelens of daden van iemand anders te begrijpen en ermee om te gaan. In een gesprek kunt u empathie tonen door dingen te zeggen als: ‘Ik begrijp uw standpunt over …’ of ‘Bedankt voor het delen van uw gedachten’. Door aan te tonen dat u zich inleeft in een spreker, laat u zien dat u als luisteraar een dieper niveau van begrip hebt en uiteindelijk een diepere verbinding die een sterkere werkrelatie kan bevorderen.
Parafraseren
Parafraseren is een belangrijke vaardigheid voor actief luisteren waarbij u de inhoud van een gesprek in uw eigen woorden herhaalt. Als u dit doet, laat u zien dat u heeft begrepen wat er is gezegd en dat u gedurende het hele gesprek goed hebt gelet.
Door te parafraseren kunt u ook extra duidelijkheid toevoegen aan het onderwerp. Door aan de spreker de boodschap die hij overbrengt te herhalen, geeft u hem de kans om uw parafrasering te corrigeren en eventuele extra informatie te verstrekken die hij misschien vergeten is u te vertellen.
Hoe u een betere actieve luisteraar kunt worden
Om een actieve luisteraar te worden, moet je oefenen, maar het is een vaardigheid die de meeste mensen kunnen leren en ontwikkelen met deze stappen:
1. Verwijder afleiding
Door afleiding te verwijderen, kunt u tijdens gesprekken en het onderwerp dat voorhanden is beter opletten, of u nu naar een collega luistert of een e-mail leest. Maak afspraken om vergaderingen te houden of gesprekken op het werk te voeren in een stille, kalme omgeving. Zet je telefoon uit of sluit je computerscherm als je met collega’s praat. Deze tips kunnen allemaal zorgen voor een meer boeiende luisteromgeving en helpen uw actieve luistervaardigheden te verbeteren, omdat u zich meer kunt concentreren op meer details en informatie.
2. Stel de juiste soort vragen
Er zijn twee belangrijke soorten vragen waarop u zich in een gesprek kunt concentreren:
Open vragen: Met deze vragen kan een spreker meer dan een ja-of-nee-antwoord hebben en een persoonlijker antwoord geven. Dit is een goed soort vraag om te stellen aan een collega met wie u een gesprek voert over ideeën en meningen. Bijvoorbeeld: ‘Welke veranderingen zou u overwegen door te voeren om dit project te laten vorderen’?
Directe vragen: deze vragen helpen u om meer specifieke informatie te vinden wanneer u deze nodig heeft. Bijvoorbeeld: ‘Hoelang duurde het om dit project te voltooien’? Deze vragen kunnen ook ja of nee antwoorden hebben die een kleine hoeveelheid uitleg mogelijk maken.
Door vragen te stellen, kan de spreker laten zien dat u luistert naar wat hij zegt. Het stelt je ook in staat om een gesprek voort te zetten, om meer details te ontdekken die anders misschien niet zouden zijn gezegd en om de betekenis en intentie achter een gesprek te ontdekken. Naarmate u meer met collega’s op de werkplek praat, leert u waarschijnlijk welke vragen u moet stellen om het gesprek voort te zetten en om meer informatie te vergaren.
3. Leer ervaringen te delen
Door uw eigen persoonlijke ervaringen met een spreker te delen, kan hij of zij zich tijdens een gesprek voor u openstellen en een betrouwbaar rapport opbouwen. Als de spreker een bezorgdheid of probleem deelt dat hij of zij heeft, kunt u een soortgelijke situatie bespreken die u in het verleden hebt aangepakt, die empathie kan tonen voor wat ze doormaken. Zelfs door andere soortgelijke ervaringen te delen, zoals de liefde voor een bepaald soort koffie, kun je ook op een persoonlijker niveau contact maken met sprekers.
Hoe actieve luistervaardigheden te benadrukken
Je kunt je actieve luistervaardigheden laten zien tijdens verschillende delen van het sollicitatie- en wervingsproces, inclusief in je cv, op je sollicitatiebrief en tijdens je sollicitatiegesprek.
In je cv en op je sollicitatiebrief
Er zijn een paar effectieve manieren om actieve luistervaardigheden onder de aandacht te brengen in je cv en sollicitatiebrief. U kunt actief luisteren vermelden in de sectie vaardigheden of de vaardigheid vermelden in de functiebeschrijvingen in de sectie professionele ervaring van uw cv. Voor uw begeleidende brief kunt u specifieke momenten bespreken waarop u actief luisterde om samen te werken met collega’s, een project accuraat te voltooien of een conflict oplossen.
Tijdens je sollicitatiegesprek
U kunt uw actieve luistervaardigheden demonstreren door vragen te beantwoorden en meer te weten te komen over de rol en de organisatie. Door de vraag aan het begin van je antwoord te parafraseren, laat je zien hoe je de vraag die ze stelden hebt begrepen. Door open vervolgvragen te stellen, toont u uw betrokkenheid en interesse in het gesprek. Als laatste, knikken en oogcontact houden terwijl ze aan het woord zijn, laat zien dat je ook aandachtig luistert.