Hoe organiseert u uw thuiskantoorruimte?
Hoe u uw thuiskantoorruimte organiseert
Overweeg deze ideeën wanneer u uw werkruimte thuis voorbereidt:
- Maak je ruimte schoon
- Organiseer documenten
- Maak een archiveringssysteem
- Organiseer mail
- Organiseer uw bureau
- Organiseer bekabeling
- Geef prioriteit aan lopende werkzaamheden
Maak uw ruimte schoon
Evalueer de huidige staat van uw thuiskantoor. Gooi alle items die u niet nodig heeft, zoals oude kranten en ongebruikte dozen, weg. Reinig uw ruimte, inclusief alle oppervlakken afstoffen en de vloer vegen of stofzuigen. Een schone ruimte helpt u bij het beoordelen van uw kantoorbehoeften en maakt ongebruikte ruimte vrij.
Organiseer documenten
Door regelmatig papier te sorteren en te versnipperen, voorkomt u dat ze zich ophopen in uw thuiskantoor. Scheid papieren in drie verschillende stapels:
- Weggooien: omvat alles dat verouderde of verlopen informatie bevat. Vergeet niet om alles met gevoelige persoonlijke informatie te versnipperen.
- Behoud: deze stapel moet documenten bevatten die u minimaal een maand moet bewaren.
- Actie: bewaar papieren die u in de nabije toekomst nodig heeft, zoals rekeningen, op uw bureau.
Sommige documenten bevatten informatie die gemakkelijk te verkrijgen zijn als u deze in de toekomst nodig heeft. Mogelijk hoeft u hiervan geen papieren exemplaren te bewaren. Als u het niet zeker weet, volgen hier een paar suggesties voor hoelang u verschillende soorten documenten moet bewaren:
- Eén maand: creditcardafschriften versnipperen na één maand. Zorg ervoor dat deze afschriften kloppen voordat u ze weggooit.
- Eén jaar: vernietig medische rekeningen, betaalbrieven, bank- en investeringsafschriften na één jaar.
- Zeven jaar of langer: bewaar belastingaangiften en alle belasting gerelateerde documenten, zoals bonnen en geannuleerde cheques, gedurende ten minste zeven jaar. Als u ruimte heeft, kunt u overwegen uw belastingaangifte voor onbepaalde tijd te bewaren.
Maak een archiveringssysteem
Een effectief archiveringssysteem helpt u documenten gemakkelijk terug te vinden.
Kleur gecodeerde bestandstabbladen of -mappen bieden een duidelijke visuele lay-out van uw bestanden, zodat u snel het document kunt vinden dat u nodig hebt. U kunt bijvoorbeeld deze kleurcodes geven:
- Groene bestanden: Gezondheid
- Blauwe bestanden: belastingen
- Rode bestanden: boekhouden
- Gele bestanden: Diversen
Als u mappen bewaart voor specifieke projecten of klanten, archiveer deze dan alfabetisch onder de aangegeven kleur. Als geel bijvoorbeeld actieve klanten vertegenwoordigt, kunt u deze klanten alfabetisch rangschikken op achternaam met behulp van gele tabbladen.
Door digitale kopieën te maken, kunt u belangrijke informatie in uw bestand bewaren en tegelijkertijd de papierwarboel elimineren. Als u klaar bent met het scannen van een document, kunt u de originele kopie weggooien. Digitale kopieën van belangrijke documenten, zoals werk gerelateerde certificeringen, kunnen u helpen toegang te krijgen tot informatie zonder een map tevoorschijn te halen. Houd gescande documenten, net als bij het archiveren van papieren documenten, duidelijk gelabeld en georganiseerd in mappen op uw computer.
Organiseer mail
Maak een systeem dat u helpt bij het sorteren en ordenen van e-mail:
Houd belangrijke post buiten de deur.
Houd tijdgevoelige mail buiten de deur, zodat u erop kunt reageren. Schrijf een poststation of bureau aan, zodat u een visuele wachtrij heeft.
Categoriseer een sorteersysteem.
Zoek een sorteersysteem dat bij uw ruimte past en waarmee u post in verschillende categorieën kunt sorteren. Label elke categorie zodat u de e-mail die u nodig heeft snel kunt vinden.
Gebruik stapelbakken.
Met stapelbakken kunt u post verdelen. U kunt ook hangende trays aan een muur of achter een deur toevoegen als u uw bureauruimte wilt besparen.
Houd een kalender bij.
Bewaar een uitwisbare kalender boven uw post om deadlines en vervaldatums voor facturen te noteren. Zodra u een rekening heeft betaald, kunt u het papier weggooien.
Stap af van papier
Door te kiezen voor communicatie via e-mail, kunt u de meeste papieren rommel wegnemen. Controleer uw accounts online om te zien of u kunt kiezen voor e-mails in plaats van fysieke rekeningen en brieven per post te ontvangen.
Organiseer uw bureau
Hier zijn enkele aanvullende tips om verschillende delen van uw bureau georganiseerd te houden:
- Desktop: bewaar alleen wat u dagelijks gebruikt op uw bureau. Bedenk hoe vaak u de kantoorbenodigdheden op uw bureau gebruikt. Als u een bepaald artikel niet dagelijks gebruikt, berg het dan op in een la.
- Bureauladen: gebruik kleine containers in uw laden om soortgelijke items bij elkaar te houden. Het is misschien gemakkelijker om u te concentreren op het onderhouden van uw organisatiemethoden voor afzonderlijke containers dan voor hele laden
- Afdrukgebied: als u uw printer op uw bureau laat staan, kan dit waardevolle werkruimte in beslag nemen. Gebruik in plaats daarvan de bovenkant van een archiefkast of een bijzettafel als uw afdrukgebied.
Organiseer bekabeling
Gebruik kabelorganizers om snoeren netjes bij elkaar te houden en te voorkomen dat de ruimte rond je bureau vol snoeren komt te zitten. U kunt zelfklevende haken gebruiken om snoeren aan een muur of uw bureau te bevestigen en snoerdozen om snoeren te ordenen en te verbergen zodat ze niet in de weg zitten.
Met een USB-hub kunt u meerdere apparaten met één kabel op uw computer aansluiten. U kunt ook een draadloze muis, toetsenbord en luidsprekers gebruiken om kabels te elimineren.
Geef prioriteit aan lopende werkzaamheden
Gebruik uw bureau als een plek waar u taken kunt uitvoeren. Sorteer items in een actiegerichte of te doen stapel om prioriteit te geven aan belangrijk werk.
Als je een visueel persoon bent, zal het hebben van een duidelijk geplaatste herinnering voor taken je helpen georganiseerd en gefocust te blijven. U kunt plaknotities op papier gebruiken die specifiek beschrijven wat u moet doen of een whiteboard gebruiken om aantekeningen te maken en lijsten te maken.
U zou een digitale takenlijst op uw computer kunnen bijhouden. U kunt ook enkele digitale takenlijsten synchroniseren met uw smartphone of tablet, zodat deze altijd beschikbaar is.
Het kan wat moeite kosten om uw thuiskantoorruimte te organiseren, maar met een systeem kunt u het werk dat u thuis doet, efficiënter uitvoeren. Nadat u uw thuiskantoor heeft ingericht, is het essentieel dat u deze onderhoudt.